Le Conseil de l’OOCÉ: Responsabilités des membres du conseil d’administration

Responsabilités de tous les directeurs

  • Comprendre le rôle et les responsabilités de leur poste;
  • Assister aux réunions du Conseil;
  • Promouvoir activement les objectifs de l’organisation;
  • Solliciter des renseignements pour le site Web de l’OOCÉ au besoin;
  • Coordonner des projets et autres fonctions que lui assigne le conseil: p. ex. adhésion, communications, apprentissage professionnel, sensibilisation et développement de réseaux.

Les descriptions de responsabilités suivantes sont fournies à titre d’exemple seulement.

Président

Le président est responsable de :

  • à son choix, agir en tant que président aux réunions du conseil d’administration et de membres. Si le président refuse de présider de telles réunions, les administrateurs choisissent parmi eux qui sera le président de ces réunions.
  • la gestion et la supervision générales des affaires et du fonctionnement de la société.
  • avec le secrétaire ou un autre membre de la direction nommé par le Conseil à cet effet, signer tous les règlements. Pendant l’absence ou l’incapacité du président, ses fonctions et ses pouvoirs peuvent être exercés par le gestionnaire de projet ou le gestionnaire des communications, ou tout autre administrateur que le conseil peut, de temps à autre, nommer à cette fin, exercer un tel devoir ou pouvoir, l’absence ou l’incapacité du président y étant présumée.
  • veiller à ce que les administrateurs du conseil soient au courant de leurs responsabilités envers le conseil en ce qui a trait au respect des règlements applicables.
  • fixer l’ordre du jour de toutes les réunions et, en coopération avec le secrétaire, le rendre disponible avant chaque réunion.
  • s’assurer qu’un directeur approprié présidera les réunions.
  • veiller à ce que toutes les réunions soient menées conformément aux règles d’ordre acceptées.
  • veiller à ce que l’OOCÉ entretienne des relations positives et productives avec d’autres organisations.
  • servir de porte-parole principal de l’organisation.
  • veiller à ce qu’un comité de mise en candidature soit créé en préparation de l’AGA.
  • représenter l’organisation auprès des médias.
  • représenter l’organisation au sein des comités ministériels ou non gouvernementaux.
  • assurer la liaison avec les associations thématiques, les organismes à but non lucratif et d’autres organisations.
  • être l’un des signataires et peut être autorisé à contresigner des chèques, des correspondances, des contrats ou d’autres documents au nom de l’organisation.

Vice-président

Le vice-président est responsable de :

  • exercer les fonctions du président en son absence.
  • assumer les fonctions attribuées par le Président.

Secrétaire

Le secrétaire est responsable de :

  • tenir des registres de tous les procès-verbaux et résolutions des réunions de l’exécutif, du Conseil et des membres.
  • tenir un registre de la correspondance officielle sous la direction du Conseil.
  • maintenir les archives de l’organisation.

Trésorier

Le trésorier est responsable de :

  • veiller à ce que les comptes de tous les fonds reçus ou déboursés soient conservés.
  • remettre des reçus pour tous les fonds reçus.
  • déposer tous les fonds reçus dans une institution financière au nom de la société.
  • investir les fonds de la société sur instruction du Conseil.
  • conserver les titres de la société dans une case de coffre-fort d’une institution financière au nom de la société.
  • soumettre pour approbation au Conseil tous les comptes de nature inhabituelle.
  • payer par chèque tous les comptes autorisés par le Conseil.
  • payer par chèque tous les comptes habituels de la société.
  • présenter un rapport financier intérimaire par écrit à chaque réunion du Conseil.
  • présenter chaque année un rapport financier détaillé et entièrement vérifié pour l’exercice précédent.
  • préparer pour la présentation annuelle au Conseil un budget détaillé à la première réunion de l’exercice.
  • préparer pour la présentation à l’Assemblée annuelle des membres le budget détaillé approuvé par le Conseil.
  • exercer les fonctions de trésorier pour la conférence annuelle de l’OOCÉ.

Directeur non désigné (4 membres)

Les 4 rôles de directeur non désigné ont été définis avec des mandats de deux ans pour permettre au Conseil d’y apporter des compétences et des talents pour soutenir les initiatives du Conseil. Ces postes supplémentaires contribueront également à assurer la continuité et le développement de leadership qui pourraient entraîner des mouvements vers les postes de cadres supérieurs. Ces postes aideront à assumer des tâches liées aux priorités de l’OOCÉ (p. ex., apprentissage professionnel, communications stratégiques, gestion de la croissance).

Certaines activités spécifiques entreprises par un directeur non désigné peuvent comprendre:

  • la supervision des projets de l’OOCÉ au-delà de la conférence annuelle.
  • assurer la surveillance et le développement de groupes d’intérêt spéciaux et faire rapport au Conseil en leur nom.
  • recommander au Conseil la création de postes ad hoc pour aider avec des projets spéciaux.
  • superviser les activités liées aux communications de l’OOCÉ (site Web, médias sociaux, communiqués de presse).

Président de conférence

  • nommé par le Conseil, n’est pas un poste élu

Président sortant

  • agir à titre de président du comité des mises en candidatures.